FÉDÉRATION DES ASTRONOMES
AMATEURS DU QUÉBEC
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Soutien aux clubs
(Dernière mise à jour : octobre2012 )




Allocations pour échanges de conférenciers(ères) entre les clubs
(Dernière mise à jour : octobre 2012 )



Introduction

Le soutien à l'organisation de conférences pour les clubs et pour le grand public fait partie intégrale de la mission de la FAAQ. L'échange de conférenciers(ères) entre les clubs a toujours eu lieu à divers niveaux selon les moyens de chacun. La FAAQ a intérêt à encourager cette interaction en contribuant financièrement à certains remboursements des dépenses afférentes à ces échanges. .


Résumé de la politique et procédure:

  • Le club membre prend entente avec un(e) conférencier(ère).
    Nous offrons une banque de conférenciers suggérant des professionnels et des amateurs sur la page     conferenciers_banque.htm, mais il n'est pas requis que le conférencier choisi soit sur cette liste.
  • Ce programme de conférence est d'abord pour les membres de la FAAQ. Néanmoins, lorsque le conférencier est un professionnel, on demande de faire une invitation aux autres clubs de sa région. Toujours dans le cas d'un professionnel, si le sujet est approprié pour le grand public et que vous avez un local assez grand, il est également suggéré d'en en faire un événement grand public et de le publiciser via les médias à sa disposition.
  • Aucune somme n'est prévue pour payer un cachet au conférencier
  • Si le conférencier est astronome amateur, il doit être membre de la FAAQ mais il ne doit pas être membre du club visité. Un professionnel n'est pas tenu d'être membre de la FAAQ.
  • Le club fait une demande de financement à la FAAQ à l'avance (au moins quelques semaines avant l'événement)
  • Une fois la demande approuvée, la conférence peut avoir lieu
  • Après la conférence, le conférencier doit produire son compte de dépenses, suite à quoi la FAAQ émettra un chèque en son nom et lui fera parvenir par la poste. Les tarifs appliqués sont les mêmes que ceux pour le CA de la FAAQ
  • Après la conférence, le club produit un rapport indiquant le nombre de personnes qui ont assisté à la conférence et autre information jugée pertinente
  • Les clubs sont invités à prendre avantage de ce programme quatre fois par année.


    Comment faire une demande pour dépenses de déplacement d'un conférencier :

    Ce qui précède n'est qu'un résumé. Pour plus de détails, il faut télécharger le fichier echanges_conferenciers.rtf ou le formulaire de demande de soutien pour conférence et le lire au complet avec attention, surtout en ce qui a trait aux dépenses admissibles. Ce fichier décrit de façon détaillée comment préparer une estimation des coûts, un prérequis pour obtenir l'approbation pour une conférence.



    Aide financière pour les membres bénévoles qui font de l'animation auprès des jeunes
    (écoles, scouts, camps, ...)
    (Dernière mise à jour : septembre 2012 )



    Introduction
    Afin d'encourager nos membres à s'impliquer dans la réalisation de la mission de la FAAQ, on propose de défrayer les coûts de déplacements pour aller faire des présentations ou ateliers dans les écoles ou autres lieux pour activités de jeunes.

    Clientèle visée
    Les écoles primaires et secondaires, ainsi que divers groupes de jeunes comme les scouts, camps de vacances, etc ...

    Qui peut se prévaloir de ce programme
    Tous les membres de clubs inscrits à la FAAQ peuvent se prévaloir de ce programme, sujet aux conditions décrites ci-après. Nous visons la flexibilité, mais avec certaines règles afin d'éviter les excès. Pour les membres individuels, on se limite seulement à ceux demeurant dans une région dépourvue de club. Ils doivent faire une demande au secrétaire de la FAAQ. Les membres institutionnels ne sont pas admissibles à ce programme.

    Frais admissibles
    Seuls les frais de déplacement sont admissibles, au tarif de 40 cents par kilomètre quel que soit le mode de transport utilisé (voiture personnelle, transport public, taxi, .)

    Maximums alloués par sortie
    Un maximum de 100km aller-retour par sortie. La distance parcourue pourrait être plus grande, mais la FAAQ ne rembourse que 100km.

    Autres conditions
    Le volontaire ne doit pas réclamer les frais de transport à la FAAQ s'il profite déjà d'une autre source de financement pour ses déplacements, par exemple l'école visitée a des fonds pour ça ou dans le cadre d'activités financées par un autre organisme.

    Procédure pour obtenir un remboursement
    1- Le volontaire qui a fait une ou plusieurs conférences ou animations remplit le formulaire
    ACTIVITÉS DESTINÉES AUX JEUNES
    Formulaire de réclamation de frais de déplacement
    pour chacune de ses sorties.

    2- Il envoie le(s) formulaire(s) au secrétariat de la FAAQ à, Après approbation, le chèque sera émis directement au volontaire qui a fait l'animation.


    Soutien aux événements publics
    (Dernière mise à jour : octobre 2012 )





    Introduction

    Le soutien d'activités pour le public fait partie intégrale de la mission de la FAAQ. Elle encourage ses clubs à organiser des événements s’adressant au public, tels qu’une grande conférence ou une activité d’animation à l’extérieur, en supportant certaines dépenses afférentes.


    Résumé de la politique et procédure:

    On reconnaît deux catégories d'événements publics:

    1- Un club s'investit dans un événement public en l'organisant lui-même

    2- Un (ou des) club s'implique dans un événement public en se joignant à une ou plusieurs autres organisations

    La participation de la FAAQ se limite aux dépenses suivantes:

    - les frais de déplacement du conférencier (aucun cachet)
    - la location de salle
    - la location d'équipements spéciaux de projection.
    - Frais de déplacement (remboursement du Km seulement) pour le ou les animateurs s'il y a lieu

    Le club désirant s'impliquer dans ce type d'événement public doit adresser une demande au secrétariat de la FAAQ à: ( ), Le secrétariat fait suivre au CE ou au CA pour approbation. La réponse à ces demandes est fonction de l'importance de l'événement, le public cible, la région, la pertinence de l'astronomie dans l'événement et la disponibilité de fonds. La FAAQ pourra juger nécessaire de ne couvrir qu'une portion des frais.


    Demande de soutien pour un événement public :

    Ce qui précède n'est qu'un résumé, pour plus de détails, téléchargez le document soutien_evenement-public.rtf
    et le lire au complet avec attention, surtout en ce qui a trait aux dépenses admissibles. Ce document décrit de façon détaillée comment préparer une estimation des coûts, un prérequis pour obtenir l'approbation pour une conférence. Le formulaire de demande de soutien pour conférence est ici. Le formulaire de demande de soutien pour un ou des animateurs est ici.

    Note: Le formulaire précédent couvre seulement les dépenses relatives au conférencier. Pour les autres dépenses (salle, projecteur, ...), les inclure dans le message envoyé au secrétariat.





    Allocation de déplacement pour donner de la formation à des professeurs
    (Dernière mise à jour : octobre 2012 )






    Introduction

    Occasionnellement, des membres de la FAAQ sont invités à donner de la formation à des professeurs du primaire et/ou secondaire. Dans le but d'encourager ce genre d'implication, une somme a été prévue au budget pour supporter les dépenses de déplacement afférentes à de telles activités. .


    Résumé de la procédure:

  • Une personne membre de la FAAQ (qu'on appelle "moniteur" dans la suite de ce texte afin d'en diminuer la lourdeur) peut être invitée par un ou des groupes de professeurs (ou offrir ses services) qui ont besoin de formation sur le sujet de l'astronomie.
  • Pour justifier un tel déplacement il faut un minimum de 5 participants.
  • Aucune somme n'est prévue pour payer un cachet au moniteur
  • Le moniteur fait une demande de financement à la FAAQ à l'avance.
  • Une fois la demande approuvée, il donne la formation à la date/endroit prévue, suite à quoi il doit produire son rapport de dépenses. La FAAQ émettra alors un chèque en son nom et lui fera parvenir par la poste. Les tarifs appliqués sont les mêmes que ceux pour le CA de la FAAQ
  • En même temps qu'il envoie son rapport de dépenses par courriel, le moniteur indique le nombre de personnes qui ont assisté à la formation ainsi que toute autre information jugée pertinente
  • Une même personne peut faire appel à ce programme plusieurs fois par année, sujet à la limite imposée par le budget.



    • Demande pour dépenses de déplacement d'un moniteur :

    Ce qui précède n'est qu'un résumé. Pour plus de détails, il faut télécharger le fichier Allocation de déplacement pour de la formation à des professeurs
    et le lire au complet avec attention, surtout en ce qui a trait aux dépenses admissibles. Ce fichier décrit de façon détaillée comment préparer une évaluation des coûts, un prérequis afin d'obtenir l'approbation pour donner une formation à des professeurs. Le formulaire de demande pour formation à des professeurs est ici



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