Fonder un club

Vous désirez former un club d’astronomes amateurs dans votre localité, votre école, votre centre de loisir. Le présent document vous facilitera la tâche.

Informations générales

Former un club d’astronomie

L’implantation d’un club permet à des individus ayant des goûts similaires d’échanger leurs connaissances, de partager leurs expériences ou encore, d’organiser des soirées d’observation. Un club peut permettre aussi de faire connaître, dans son milieu, l’activité des membres et d’en diffuser l’existence et l’intérêt. Un club étant un regroupement d’individus, il reflète donc la  » couleur », le rythme et l’énergie des membres qui le composent.

La Fédération des astronomes amateurs du Québec n’impose aucune règle ou restriction en ce qui concerne la structure et/ou le fonctionnement d’un club, sauf en ce qui a trait à l’affiliation, où un minimum de 10 personnes est requis pour que le club soit reconnu par la Fédération comme membre ordinaire. Exceptionnellement, ce nombre peut-être réduit à 5 pour une région éloignée.

La FAAQ souhaite la formation de clubs, car il s’agit là d’un excellent moyen pour chacun d’évoluer à son rythme comme astronome amateur. La Fédération propose donc ce document à titre informatif et qui peut être adapté selon les besoins et les goûts.

Qu’est-ce qu’un Club?

 » Cercle où des habitués (membres du club) viennent passer leurs heures de loisir pour échanger des connaissances, bavarder, jouer, lire.  »

 » Société constituée pour aider ses membres à exercer diverses activités désintéressées…  » (définition du Petit Robert)

Une Charte

Le(s) membre(s) fondateur(s) aurai(en)t avantage, lors de rencontres préparatoires, à établir de façon claire les grandes lignes directrices menant à la création du club, de même que les objectifs visés par sa formation. Ceci, dans le but de maintenir une certaine intégrité du club dans le temps. La charte doit aussi prévoir le rôle des administrateurs.

Les membres

Les amateurs d’astronomie se retrouvent dans toutes les couches de la société et sont de tous les âges. Outre l’intérêt porté à l’astronomie, nulle qualification préalable est requise. Les intérêts des membres peuvent varier. Du novice à l’amateur chevronné, les besoins de chacun sont différents.

La fréquence des rencontres

La fréquence des rencontres peut être de hebdomadaire à mensuelle. Une fois le rythme établi, il est préférable de le maintenir au risque de perdre des membres. La stabilité est importante dans un club.

Lieu de rencontre

Le plus important est de pouvoir toujours utiliser le même local pour les réunions. Que ce soit le sous-sol d’un membre ou une salle communautaire, il s’agit là du lieu de réunion.

Le conseil d’administration

La structure

La première structure devra sans doute être administrative. Une assemblée générale annuelle, où tous les membres sont convoqués, permettra d’élire ceux qui auront à mener à bien les activités du club pour l’année à venir. D’ autres structures, telles que des comités  » spécialisés « , pourront voir le jour selon les besoins. Attention de ne pas surcharger administrativement le club. Le tout doit se faire, se vivre, dans la plus grande simplicité ou souplesse possible. Après tout, il ne faut pas perdre de vue que ce n’est qu’un loisir.

Les responsables

Ils voient à ce que le club poursuive ses objectifs et les rajustent en fonction de la situation; Ils maintiennent à jour un fichier des membres ; Ils gèrent la comptabilité du club; Ils organisent les activités du groupe. Voilà certaines activités administratives nécessaires au bon fonctionnement d’un club. Certains volontaires devront en être responsables.

Les activités

Les activités d’un club ne dépendent que de ses besoins et de ses ressources.

Causeries, lectures, soirées d’observation, expositions, expériences pratiques, construction d’ appareils, astrophotographie, etc., ces activités sont au coeur de la vie d’un club.

D’autres activités, telles les expositions, les causeries et les soirées d’information populaires ouvertes au public, assureront la diffusion de notre loisir et permettront le recrutement de nouveaux membres.

Enfin, la participation à des camps, festivals, congrès d’astronomie, etc., permettra aux membres de rencontrer d’autres astronomes amateurs.

Le conseil d’administration élu doit être suffisant pour répondre aux besoins des membres, mais inutile d’être six ou sept au sein du conseil si le club ne compte qu’une dizaine de membres. Le minimum requis se limite à un président(e), un trésorier(ère) et un(e) secrétaire. Un(e) vice-président(e) et un(e) ou plusieurs conseiller(-ère)s peuvent s’ajouter selon les besoins.

Le rôle d’un conseil d’administration est de veiller au bon déroulement des activités du club. Ce sont ces personnes qui ont reçu, lors de l’assemblée générale, le mandat de gérer le club, tant le financement que le recrutement, le contenu des réunions ou toutes les autres activités du groupe reliées à la pratique de l’astronomie.

Une petite parenthèse: si votre club est en formation ou est formé depuis peu de temps, sauf exception, la majorité des membres seront des profanes. Donc, il ne faut pas trop compter sur leur implication pour influencer les destinés du club. La survie et le dynamisme de votre club dépendront presque entièrement du conseil au départ, mais l’écoute et l’encouragement aident les gens à s’impliquer. Avec quelques bonnes idées, on peut impliquer les gens, facilitant la gestion relative à l’animation des réunions. Nous y reviendrons plus loin.

Les membres du conseil d’administration

La définition de chacun des postes du conseil d’administration n’est pas immuable, des tâches pouvant être partagées ou bien prises en charge par un autre membre du CA., mais voici en gros quelques points reliés à chaque fonction :

Président (e) : voit au bon fonctionnement du club; s’occupe des relations avec les autres clubs, la Fédération, la ville, etc. ; présente les réunions ou autres activités.

Vice-président (e) : seconde le président dans ses fonctions et le remplace en cas d’absence.

Trésorier (ère) : voit aux finances du club, effectuant la tenue de livres, les demandes de subventions, de même qu’une vérification régulière des dépenses et des revenus

Secrétaire : rédige les procès-verbaux des réunions et s’ occupe de la correspondance.

Conseiller (ère) (s): se voit confier la prise en charge de différents dossiers

Catégories de membres
Aussitôt que des gens s’associent pour partager une passion commune ou acquérir et diffuser des connaissances, on considère qu’il s’agit d’un club. Lors de la formation de votre club, ce sera à vous de définir dans votre charte les types de membres, en tenant compte de votre structure ainsi que des conditions régissant chacune des catégories. Voici quelques exemples :

Les membres ordinaires (ou réguliers): ce sont les membres en règle, ayant droit de vote à l’assemblée générale ;

Les membres associés : cette catégorie pourrait être formée, par exemple, de membres en règle âgés de moins de 12 ans, qui n’ont pas droit de vote à l’assemblée générale, ou encore les gens d’une famille dont au moins l’un d’eux est membre ordinaire

Les membres honoraires : à titre de remerciement, il est possible de décerner à des individus ou à un groupe la mention de membre honoraire d’un organisme ;

Les membres perpétuels : tout membre ayant été durant 25 ans membre ordinaire du club, par exemple, peut être nommé membre perpétuel, acquérant ainsi de nouveaux privilèges.

L’incorporation
Une réflexion s’impose sur la nécessité de constituer un club en corporation. Il existe plusieurs formes juridiques d’associations. Pour n’en nommer que quelques-unes : il existe des entreprises incorporées sous la troisième partie de la Loi sur les compagnies, mieux connue sous le nom d’organismes ou de corporations sans but lucratif, les coopératives régies par la Loi sur les coopératives et une association de personnes régie par le Code civil du Québec.

L’incorporation a de nombreux avantages. Sans se lancer dans une étude exhaustive de la Loi sur les compagnies, nous croyons tout de même important de citer le fait que les administrateurs et les membres ne sont pas responsables des dettes et des obligations de la corporation. L’incorporation les protégera également contre un recours en responsabilité civile pour des actes dont seule la corporation pourrait être tenue responsable. Les personnes avec qui vous ferez affaires auront tendance à écouter plus sérieusement les demandes d’un club incorporé puisque les règles de dissolution sont plus strictes. La corporation ne disparaît pas sans laisser de traces puisqu’elle doit produire un rapport annuel à l’Inspecteur général des institutions financières. Par conséquent, les autorités gouvernementales ont de plus en plus tendance à remettre des subventions à des clubs incorporés.

La corporation a une existence perpétuelle. Ainsi, tant et aussi longtemps que ses membres y participent et y élisent un conseil d’administration, la corporation survivra à moins que l’on décide d’y mettre fin en demandant à l’Inspecteur général de la dissoudre.

Cependant, la corporation a une structure de fonctionnement plus lourde qu’une association de personnes. Avant de débuter ses activités, elle devra présenter à l’Inspecteur général des institutions financières une demande d’émission des lettres patentes (un peu comme un certificat de naissance) en payant les frais de recherche de la dénomination sociale. Les coûts sont d’environ deux cent à trois cent dollars (voir les coordonnées de l’Inspecteur général des institutions financière plus loin pour tous les détails). Par la suite, la corporation devra déposer auprès de l’Inspecteur général une déclaration annuelle accompagnée des frais prévus. Vous devez rédiger et conserver les procès-verbaux des rencontres du conseil d’administration et de l’assemblée générale. Finalement, tout changement dans les lettres patentes nécessitera l’approbation de l’Inspecteur général des institutions financières.

D’autre part, le Code civil du Québec régit les clubs qui ne sont pas autrement encadrés par la Loi. Il y a quelques années, on pouvait les appeler « société de bonne foi ou bonna fide « . Si un club n’est pas incorporé, les administrateurs ou les membres pourraient être tenus responsables de ses dettes. De plus, la municipalité ou le gouvernement québécois pourrait refuser de verser au club des subventions ou refuser de lui prêter des locaux ou des équipements sous prétexte que le club est réservé à des particuliers. Il n’y a pas que des désavantages à cette association puisque l’encadrement est réduit au minimum. Certains pourraient prétendre que le caractère éphémère de l’ organisme est favorable à l’éclosion d’autres associations.
Une des réflexions suggérées serait de déterminer si le club est fondé dans l’espoir de survivre à ses fondateurs. Si tel est le cas, les membres devraient sérieusement réfléchir à l’option de l’incorporation.

Registraire des Entreprises Québec
Vous trouverez toute l’information ainsi que les formulaires à l’adresse suivante :
http://www.registreentreprises.gouv.qc.ca/fr/demarrer/constituer_pmsbl/

De plus le service à la clientèle pourra vous aider et/ou répondre à vos questions.

Région de Québec : 418-643-3625
Ailleurs au Québec : 888-291-4443
Courrier électronique : registre@servicesquebec.gouv.qc.ca

Gestion Fréquence des réunions

Les réunions sont la pierre angulaire de votre club. C’est, dans la majorité des cas, l’activité principale, et celle qui demandera le plus d’énergie. Ces paragraphes ont pour objectif de vous faire prendre conscience des différentes options qui s’offrent à vous ainsi que leurs avantages et leurs inconvénients. Pour diverses raisons, il peut arriver que quelques personnes cumulent une grande partie des tâches, cette situation peut user les ressources si la fréquence est élevée.

Une réunion par mois
Avantage : une seule soirée à planifier, cela donne beaucoup de temps pour la préparer ou pour établir des contacts afin de trouver un conférencier. Désavantage: si un membre ne peut se présenter à une ou deux réunions, voilà déjà trois mois d’écoulés et il y a risque qu’un membre voit son intérêt diminuer et délaisse le club. On peut compenser en organisant autre chose dans le mois. Si vous êtes établis à l’extérieur des grands centres urbains ou que vous avez accès à un terrain d’observation, vous pouvez établir des rendez-vous une autre fois dans le mois. Vous pourrez ainsi garder le contact avec vos membres.

Deux réunions par mois
Avantage : bon compromis, on a du temps pour préparer le matériel de chaque réunion.

Désavantage: c’est doublement plus exigeant qu’une fois par mois. Plus de membres risquent de manquer les réunions, donc il faut un plus grand nombre de membres afin d’assurer que suffisamment de gens y participent.

Une réunion par semaine
Avantages: soude l’esprit du club, tout en permettant aux membres de mieux se connaître et permet une plus grande diversité de sujets abordés. Désavantage: demande beaucoup d’énergie et de disponibilité de la part des animateurs et des conférenciers afin de soutenir le rythme. Pour compenser, vous pouvez varier la présentation des réunions. Par exemple, vous pourriez planifier une conférence mensuelle plus étoffée et pour les autres soirées, présenter des choses plus courtes nécessitant moins d’efforts. Consultez le chapitre sur l’animation pour obtenir quelques trucs à ce propos.

Lieu de rencontre du nouveau club
Trouver un local n’est pas toujours aussi simple que cela peut paraître. Votre première démarche s’orientera vers votre conseil municipal ou à la direction des loisirs de votre municipalité. Dans la majorité des cas, la ville octroie un local gratuitement. Pour d’autres municipalités, il faudra payer une location. Si par malchance il n’y a plus de locaux disponibles ou que les coûts dépassent votre budget, vous pouvez vous tourner vers d’autres organismes : les salles paroissiales, les salles communautaires de votre CLSC, la salle des Chevaliers de Colomb ou du Club Optimiste, les locaux des écoles ou un petit coin de votre centre sportif… De plus, vous pouvez demander l’aide du Conseil de loisir scientifique (CLS) de votre région. Le plus important est de pouvoir toujours utiliser le même local pour les réunions.. Notez que changer de local de façon plus ou moins aléatoire engendre de la frustration qui fini par diminuer l’assistance aux réunions.

Banque de conférenciers

Membres de votre club
La meilleure banque de conférenciers qui puisse exister se retrouve sans contredit au sein de vos membres. Les passionnés de certains domaines ne se feront pas prier pour en parler. Beaucoup de membres de niveau profane ou intermédiaire hésiteront avant de donner des conférences. Invitez-les plutôt à préparer des mini-causeries de 15 à 20 minutes. La somme de travail est moindre et c’est beaucoup moins stressant de ne parler qu’un court laps de temps devant un auditoire. Dites-vous que former de nouvelles recrues à acquérir confiance en eux même est un rôle complémentaire à tout club.

Membres de la Fédération
Rien de tel que les rencontres provinciales : le Congrès de la FAAQ, le Festival d’astronomie populaire du mont Mégantic, les camps d’astronomie, la CAFTA, le ROC etc. pour vous permettre de rencontrer des astronomes amateurs chevronnés et ainsi établir des contacts pour vos futures conférences.

Autres
Vous êtes en pénurie de volontaires pour animer vos soirées? Alors pourquoi ne pas sortir du cadre astronomique sans s’en éloigner?

Un étudiant en sciences peut venir vous parler des éléments chimiques, physiques, etc., pour rafraîchir vos connaissances;

Dans la même optique, un professeur de mathématiques peut vous entretenir des puissances de dix, des différentes échelles de grandeur, etc. ;

Un navigateur peut vous faire découvrir la navigation et l’orientation grâce aux étoiles ;

Un membre du club peut expliquer le traitement de photos.

II suffit d’un peu d’imagination : « The sky is the limit ».

On ne mettra jamais assez l’accent sur l’importance du premier contact d’un individu avec votre club. C’est l’accueil qui déterminera si oui ou non il reviendra lors des prochaines réunions. Un bonjour, une invitation à s’asseoir pour bavarder un peu avec lui, aller le revoir à la fin de la réunion pour lui expliquer ce qu’il n’a pas compris, feront en sorte qu’il se sentira accepté et intégré au club.

Le sentiment d’appartenance développera chez chacun des membres l’envie que le club  » fonctionne à plein régime « . II y aura donc plus d’implication de la part des membres, et le club, bénéficiant de plus de ressources, se retrouvera activé, devenant ainsi vivant et intéressant pour chacun.

Un autre moyen pour impliquer les membres est l’élaboration d’un projet de groupe. La fabrication d’un télescope pour le club, d’un observatoire ou l’écriture d’un dépliant, peuvent être autant de projets qui faciliteront le travail d’équipe, l’acquisition de nouvelles connaissances astronomiques et développeront le côté social. Les membres auront plus de chance de se parler et de se connaître. Mais attention, ceci peut être une arme à deux tranchants. Des divergences d’opinions sur l’orientation d’un projet peuvent amener de vives discussions, voire même l’apparition de  » clans « . Certains membres peuvent se sentir lésés s’ils ne sont pas intégrés et donc pourraient s’éloigner ou même quitter le club. On a vu certains clubs en souffrir tandis que plusieurs autres ont vécu de belles expériences et en sont sortis gagnants.

La réunion du club

Nous voici rendus à vos soirées de réunion. Outre les conférences et les causeries, vous pouvez présenter :

les toujours populaires soirées « cinéma »

les diaporamas

les films: la proximité d’un bureau de 1’Office national du film, permet d’emprunter quelques films astronomiques. Exemples : la construction du télescope Canada-France-Hawaï, le système solaire, etc.

les vidéos, reprises d’émissions diffusées dans le passé et disponibles dans certains clubs vidéo où vous retrouverez, par exemple, la série « Cosmos » de Carl Sagan.

les tours de table

où chacun des participants raconte ce qu’il a observé dernièrement, ce qu’il fabrique comme instrument, les problèmes rencontrés, les trucs découverts, ce qu’il a lu sur le sujet. Un membre de votre club peut faire un résumé d’une revue telle « Sky & Telescope » ou « Astronomy ». Plusieurs membres ne se les procurent pas, n’ont pas le temps de les lire complètement ou ne lisent pas l’anglais.

des quiz

pas besoin d’éplucher une quantité astronomique de livres pour élaborer une série de questions. Avec un dictionnaire astronomique ou un glossaire, vous pouvez trouver assez de questions pour relever la compétition, tout en ayant énormément de plaisir.

les ateliers

les ateliers sont toujours très appréciés. Ils se présentent sous diverses formes, qu’ils soient didactiques, comme les ateliers d’optique, d’informatique et de photographie ou encore sous forme pratique. Le bricolage est un excellent moyen d’échange entre les membres. Que sce soit le polissage d’un miroir de télescope, la fabrication de pièces de télescope, une maquette de la lune, du système solaire ou d’un cadran solaire…, ces exercices vous permettent de fouiller dans les livres, de découvrir des trucs et en surplus, vous aurez des travaux à exhiber si vous présentez une exposition.

travaux pratiques d’astronomie

il est facile d’initier les gens au dessin astronomique. Projetez par diaporama une galaxie ou une planète, par exemple, pendant quelques secondes, puis fermez l’appareil pour simuler le retrait de l’oeil de l’oculaire comme lorsque vous êtes sur le terrain. Puis reprojetez l’image comme si vous observiez de nouveau. Répétez ces étapes jusqu’à la finition des dessins. Cet exercice aiguise le sens de l’observation.

faites un gabarit de différentes grosseurs d’étoiles sur un tableau et déterminez une étoile dont vous pourrez changer la grosseur (donc la magnitude). Demandez à vos membres d’estimer la variation d’éclat de cette étoile selon une des méthodes d’observation des étoiles variables.

projetez les phases croissantes de Vénus afin de déterminer la dichotomie de la planète.

Se faire connaître

Une bonne visibilité offrira à votre club un excellent moyen de recrutement, la possibilité de faire découvrir l’astronomie comme science et comme passe-temps aux profanes et assurera votre présence et votre implication dans votre communauté, ce qui peut s’avérer utile lorsque vous demanderez des services ou des subventions. Ainsi, en cas d’événements majeurs, votre club aura le potentiel d’être consulté pour son expertise par les médias locaux, ajoutant d’avantage à sa crédibilité.

Une exposition à la bibliothèque, au centre culturel ou dans les centres commerciaux, vous permet de rencontrer une multitude de gens. Quelques photos et appareils et vous avez assez de matériel pour capter l’attention des gens.

Les présentations dans les écoles sont toujours très appréciées. Vous avez un public curieux et enthousiaste, mais attendez-vous à une foule de questions, ce qui est très motivant.

Les salons du livre et les expo-sciences sont des lieux où les gens seront peut-être plus réceptifs, puisqu’ils ont déjà fait l’effort de se déplacer pour voir de nouvelles choses.

Les bases de plein air, les campings, les parcs sont des lieux privilégies pour faire de l’observation. Ces activités demandent moins de préparation. Un ou plusieurs instruments et en voilà plusieurs partis à la découverte de la lune, des planètes et des constellations.

Les journaux locaux sont un excellent moyen de vous faire connaître davantage. Que ce soit une simple invitation à venir vous rencontrer lors de vos réunions régulières ou bien lors de la présentation d’un travail ou encore pour l’observation d’un phénomène céleste, faites parler de vous.

L’observation en groupe

Les vrais mordus de l’observation vous diront que c’est une activité solitaire où ils peuvent entièrement savourer le plaisir de la recherche: découvrir un objet céleste pour finalement en scruter tous les détails. Par contre, rien ne vaut le contact avec d’autres observateurs pour apprendre son ciel, découvrir de nouveaux objets à observer et tester différents télescopes et oculaires.

Il existe des livres compilant différents travaux pratiques que vous pouvez réaliser grâce à l’observation. Les chroniques « Le ciel du mois » de certaines revues donnent de bons indices pour planifier vos soirées ou connaître différents phénomènes visibles pour une période donnée.

Quelques idées :

  • observer la lune, déterminer la grandeur ou la profondeur des cratères
  • observer les planètes et le déplacement de leurs satellites
  • dessiner les taches solaires
  • dénombrer les étoiles visibles dans les Pléiades
  • observer des astéroïdes
  • essayer de trouver les objets Messier
  • lors d’une pluie d’étoiles filantes, en trouver le radiant

Ce ne sont là que quelques suggestions de départ, les questions des participants orienteront sûrement d’autres initiatives.