Description et critères recherchés pour chacun des postes du Conseil d’administration de la FAAQ

Objectifs:

Informer les futurs candidats intéressés à s’impliquer dans le CA de la FAAQ sur le fonctionnement, le rôle et les critères recherchés pour chacun des postes.

Fonctionnement du CA de la FAAQ:

Avant de poser votre candidature, nous vous suggérons de consulter le site suivant:

Guide de saine gouvernance pour une meilleure efficacité du Conseil de la FAAQ

C’est sur ce modèle que fonctionne le CA de la FAAQ. Celui-ci est conforme aux meilleures pratiques de gestion des OBNL, nos règlements généraux et au code de gouvernance exigé par le Ministère de l’Education et de l’Enseignement supérieur du Québec (MEES).

Nous travaillons tous ensemble et nous avons tous les mêmes pouvoirs y compris le président. Celui-ci agit comme un chef d’orchestre. Les informations sont envoyés au départ par e-mail puis discuté entre les membres du CA. On convoque parfois une session de travail (réunion informelle) sur Zoom afin de discuter ensemble sur les sujets jusqu’à ce que nous ayons un consensus. Ensuite, les votes et résolutions sont prises lors d’un CA. Dites vous que toutes les décisions qui sont présentés aux membres ont été discutés, analysés et validés par la majorité des membres du CA.

Pour les décisions importantes, le CA n’hésiteras pas à consulter ses membres afin d’avoir leur avis et votre opinion compte beaucoup pour nous. N’hésitez pas à vous exprimer.

La transparence, la communication, l’écoute seront nos valeurs les plus importantes.

Critères recherchés chez tous les candidats:

-Être de bonne foi et d’esprit pacifique.

-Capable de travailler en équipe

-Être honnête et franc.

-Être humble et modeste.

-Être responsable et s’impliquer dans ses tâches et dossiers. Les gens peuvent prendre des risques calculés mais jamais être irresponsable.

-Avoir un esprit ouvert et démocrate : Savoir se rallier et éviter d’imposer.

-Être compétent : Connaître son rôle et ne pas vouloir gérer les opérations et le travail du DG.

-Être respectueux.

-Être solidaire, imputable, intègre, être capable de déléguer.

-Le CA doit se mettre à jour dans ses pratiques et ses connaissances.

–Chacun des administrateurs siège en personne.

-Il est important à ce que les membres du conseil soient représentatifs des besoins et des opinions de l’organisme qu’il représente. Représentatif ne veut pas dire représentant.

-Il est important à ce que les membres du CA aient différentes provenances, connaissances, cultures, formations, expériences, etc. La diversité apporte de la richesse dans un CA.

-Il faut éviter l’individualisme, les esprits fermés et le manque de dialogue.

-Il faut s’engager et avoir de la rigueur. Le manque d’engagement envers l’intérêt commun apporte même de la tricherie comme le conflit d’intérêt.

-Être compétent.

-Ne pas être borné et ne pas vouloir apprendre.

-L’incompétence amène le manque de rigueur.

-Avoir une vision commune qu’il faut bâtir à long terme.

-Éviter les chicanes inutiles.

-Éviter les conflits générationnels et les divergences d’opinions basés sur des valeurs différentes.

-Viser l’acquisition d’une diversité de talents au CA, l’équilibre et la formation d’une équipe efficace.

-Apporter le meilleur de soi-même tout en ayant des valeurs communes.

Président

Normalement le président préside le déroulement de toutes les réunions du CA et les assemblées de la Fédération. Il peut cependant désigner un président d’assemblée pour exercer cette fonction. Il est chargé de la coordination générale des affaires de la Fédération d’après les directives du CA et les résolutions des membres de la Fédération et pour ce faire, il suggère et confie des mandats aux autres membres du CA.

-Il est le porte-parole du CA.

-Il préside et donne le droit de parole aux membres du CA.

-Il n’est pas le directeur général (DG).

-Il doit s’assurer que le système de gouvernance fonctionne adéquatement.

-Il fait de la surveillance générale de l’organisation au nom du conseil.

-C’est le CA qui est le véritable patron du président lorsqu’il y a quorum et non l’inverse.

-Il doit posséder les qualités d’un leader.

-Le président doit s’assurer de faire respecter les vœux du CA durant les réunions.

-Le président est un administrateur au même titre que les autres et il a un droit de vote.

-Il n’a pas de droit de vote prépondérant.

-Les meilleurs présidents sont ceux qui gouverne le moins.

Vice-président

En cas d’absence du président ou si celui-ci est empêché d’agir, le vice-président assume les obligations du président.

Il peut exécuter des mandats demandés par le président.

Secrétaire

Il agit comme secrétaire aux assemblées du CA et aux assemblées des membres. Il rédige et contresigne les procès-verbaux et les résolutions votées.

Trésorier

Le trésorier a la garde des valeurs financières de la Fédération et est responsable de ses opérations bancaires. Il signe des documents financiers au nom du Conseil d’administration. Il étudie chaque aspect des dépenses de l’organisme, présente des états financiers mensuels au Conseil d’administration et prépare les prévisions budgétaires à l’intention de celui-ci.

Il doit également s’assurer de la préparation des rapports financiers annuels et les faire vérifier par un vérificateur comptable en vue de les présenter aux membres présents lors de l’assemblée générale annuelle de la Fédération.

La rigueur, une connaissance de base en planification budgétaire ainsi qu’une aptitude à analyser et expliquer des états financiers sont les compétences requises pour le poste de trésorier.

Les conseillers

Ils participent à la prise de décisions ou donnent leur accord aux sujets des propositions qui leurs sont soumises par le directeur général, le président ou tous autres membres du Conseil.

Les conseillers réalisent le (les) mandat (s) qui leur sont confiés par le président et/ou le CA.

Le directeur général

Le CA peut nommer un directeur général qui ne doit pas être un administrateur de la Fédération et déterminer sa rémunération et ses conditions de travail.

Le rôle du directeur général consiste à mettre en œuvre les orientations et les décisions du Conseil et lui rendre compte des résultats.

Le directeur général a l’autorité nécessaire pour diriger les affaires de la Fédération et mener à bien les mandats qui lui sont confiés par le CA et pour employer et renvoyer les agents et employés salariés de la Fédération, mais le Conseil peut lui déléguer des pouvoirs moindres.

Il se conforme à toutes les instructions reçues du CA et il donne à ce dernier les renseignements qu’il peut exiger concernant les affaires de la Fédération.

Le directeur général n’a pas droit de vote lors des réunions du CA ni aux assemblées générales.

Le directeur général devrait siéger au CA à titre d’observateur et de personne ressource.

Il devrait normalement avoir un droit de parole lors des réunions du CA.

Il est la seule personne relevant du CA.

Les autres membres du personnel salarié ou les bénévoles de la Fédération relèvent, le cas échéant, du directeur général.

Les rôles et les qualités de la direction générale (DG)

-Semblable à celles d’un directeur d’entreprise.

-Doit être un bon leader,  animateur, communicateur, gestionnaire, et un visionnaire.

-Il n’est pas le président du CA mais il est le directeur principal.

-Il doit être très passionné, un agent de liaison entre le CA et les membres de l’organisme qu’il représente, un observateur actif, un diffuseur, un porte-parole.

-Pour exécuter une décision, il doit être un entrepreneur, un régulateur, un négociateur, et un répartiteur de ressources.

-Il doit diriger, il n’a pas besoin de coordonnateur.

-Il doit avoir la liberté d’action et l’encadrement sous forme d’orientations et de balises données par son CA.

Comités

Au moment de leur création, le CA fixe les mandats des comités et détermine leurs compositions et modalités de fonctionnement.

Tout comité ad hoc sera dissous aussitôt son mandat accompli.

Le Conseil n’est pas tenu de donner suite aux recommandations des Comités, mais il doit, le cas échéant, permettre à tous les Membres de la Fédération de prendre connaissance du rapport qu’il a commandé.

Toute personne occupant une fonction pour le compte de la Fédération doit être mandatée par le Conseil pour remplir ce mandat et doit présenter un rapport à cet effet.

Description de la tâche de comptabilité courante (tenue de livres) pour la FAAQ

SOMMAIRE DES TÂCHES

  • Traitement de la paie à la quinzaine
  • Tenue de livres courante dans le système comptable
  • Facturation aux clubs (fournisseurs et clients)
  • Conciliation bancaire après chaque fin de mois
  • Exportation des rapports financiers
  • Remboursement annuel des taxes
  • Tâches comptables de fin d’année

COMPÉTENCES REQUISES

  • Expérience en tenue des livres et bonne compréhension de la comptabilité en général
  • Connaissance d’un (ou quelques) logiciel comptable : connaissance du logiciel Dynacom serait un atout, mais pas un pré-requis
  • Compétences en informatique et bonne connaissance d’Excel
  • Rigueur, minutie, régularité, fiabilité, confidentialité et aptitudes à travailler en équipe (avec le d-g et le CA)
  • Motivation et intérêt envers la FAAQ et sa mission seraient un atout

DISPONIBILITÉ REQUISE

Le nombre d’heures requises par mois pour exécuter l’ensemble de ces tâches varie de mois en mois. Les mois où le travail peut être effectué en un peu moins de 20 heures mensuellement (ou environ 4,5 h/semaine) sont compensés par les mois où le travail pourra occuper plus d’une journée par semaine (donc plus de 30 h/mois), comme avant et après la fin d’année ou lors de la tenue d’événements qui engendrent un nombre accrû de dépenses et de revenus. Donc une disponibilité moyenne de 20 heures/mois est recommandée, avec une certaine souplesse requise durant les périodes où la somme de travail devient plus importante.

Cette moyenne de 20 h/mois pourra être réévaluée d’année en année, selon l’évolution des besoins de la FAAQ.

LISTE DÉTAILLLÉE DES TÂCHES

  • Apprentissage des procédures comptables propres à la FAAQ (factures de remboursement et/ou de consolidation, système d’adhésion, projets, groupes de taxes, fournisseurs versus clients, etc.)
  • Installation de la connexion au système SaaS Dynacom et apprentissage du système
  • Communiquer avec Dynacom et/ou Employeur D en cas de question ou besoin d’assistance technique
  • Traitement de la paie aux deux semaines pour 1 (ou 2 employés, en alternance)
  • Effectuer les paiements aux fournisseurs sur Accès-D et télécharger les relevés d’opérations et/ou mensuels (bancaire et cartes ce crédit)
  • Compilation des transactions pour la tenue de livres (via courriels de Jasmin, documents téléchargés dans le iCloud, adhésions mensuelles d’après les rapports Moneris)
  • Tenue de livres en cours de mois et à la fin du mois
  • Conciliation bancaire de tous les comptes et envoi des rapports au directeur général
  • Écritures de régularisation et gestion du Grand livre, au besoin
  • Effectuer mensuellement les factures de remboursement aux clubs et périodiquement les factures de cotisation
  • Détailler et compiler, pour la tenue de livres, les transactions impliquées dans les factures de consolidation
  • Exportation des divers rapports financiers au directeur général avant les réunions
  • Tâches comptables diverses avant la fin d’année (dont la mise à jour des taux des remises aux organismes et la production du nouveau calendrier de paie)
  • Tâches comptables diverses après la fin d’année (dont les feuillets d’impôt et le remboursement de taxes)
  • Agir comme personne ressource en appui au trésorier pour certaines de ses tâches (changement de signatures, création de fournisseurs et entrée de leurs coordonnées bancaires dans AccèsD, transmission d’informations en lien avec le suivi du budget, etc.)
  • Mettre à jour, au besoin, les procéduriers des diverses tâches spécifiques au comptable et au trésorier
  • Autres tâches connexes à déterminer, s’il y a lieu, avec le directeur général

Proposer votre candidature

Si vous êtes intéressé à proposer votre candidature, écrivez une brève description de vos compétences et des motifs qui vous poussent à vous présenter et soumettez votre demande au secrétariat de la FAAQ.

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