Fédération des astronomes amateurs du Québec POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
Dernière mise à jour le 8 décembre 2022
Cette politique de confidentialité de la Fédération des astronomes amateurs du Québec (« FAAQ » ou « nous ») décrit nos politiques et procédures en matière de collecte, d’utilisation et de divulgation des données et des renseignements personnels que nous recevons concernant les utilisateurs (« Utilisateurs » ou « vous ») de notre application mobile Eclipse2024 ou toute autre application pouvant être développée par la FAAQ (les « Services »). Cette politique de confidentialité s’applique à toute personne utilisant les Services.
Portée de la politique
Cette politique tient compte des exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, L.R.Q., c. P-39.1 et toute autre loi applicable.
- QUELLES INFORMATIONS COLLECTONS-NOUS ?
Les renseignements recueillis par les Services, affichés par ceux-ci ou auxquels ils permettent d’accéder peuvent être répartis dans les catégories générales suivantes :
- Renseignements fournis par l’utilisateur
Nous recueillons les informations que vous nous fournissez de manière directe, par exemple lorsque vous communiquez avec nous. Ces informations peuvent inclure : toutes les informations qui sont nécessaires à votre accès et à votre utilisation des Services, telles que votre nom, votre adresse postale, votre adresse de courriel ou votre numéro de téléphone ainsi que tout dossier, coordonnée, fichier texte, audio ou vidéo, et image qui sont générés, entrés, saisis, téléversés, importés, téléchargés ou utilisés par vous.
- Renseignements recueillis par la FAAQ
Lorsque vous utilisez nos Services, nous pouvons demander l’autorisation de suivre les informations de géolocalisation à partir de votre appareil mobile, soit en continu, soit pendant que vous utilisez nos applications mobiles, et ce, afin de fournir certains services de localisation plus précis. Si vous souhaitez modifier notre accès ou nos autorisations, vous pouvez le faire dans les paramètres de votre appareil.
Ces informations sont principalement nécessaires pour :
- Fournir, maintenir, exécuter et améliorer le fonctionnement de nos Services ;
- Accéder à nos Services ;
- COMMENT TRAITONS-NOUS VOS INFORMATIONS ?
Nous n’utiliserons pas les renseignements permettant de vous identifier (« Renseignements personnels ») sans votre consentement à d’autres fins que celles identifiées ci-dessus.
Nous prenons des dispositions raisonnables pour protéger tous les Renseignements personnels recueillis en adoptant les mesures de sécurité appropriées.
Les mesures de sécurité
Tous les Renseignements personnels recueillis sont sauvegardés dans des emplacements sécurisés ainsi que sur des serveurs contrôlés situés, dans la mesure du possible, au Québec. Toutefois, nos fournisseurs de services peuvent conserver les Renseignements personnels sur des serveurs situés à l’extérieur du Canada et être assujettis à la loi en vigueur dans ce pays. Nous prenons les moyens raisonnables pour nous assurer que vos Renseignements personnels bénéficient d’une protection adéquate en conformité avec la présente politique.
Nous limitons l’accès aux Renseignements personnels aux membres autorisés de notre personnel dont les fonctions rendent nécessaire un tel accès. Le personnel autorisé est adéquatement formé pour assurer la protection des renseignements personnels et le respect de la vie privée.
Nous veillons à la destruction ou à l’anonymisation des Renseignements personnels lorsque ceux-ci ne sont plus nécessaires et que les fins pour lesquelles ils sont recueillis sont accomplies, c’est-à-dire que les Renseignements personnels ne permettent plus de vous identifier, directement ou indirectement.
- QUAND ET AVEC QUI PARTAGEONS-NOUS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ?
En plus des membres du personnel de la FAAQ dont les fonctions rendent nécessaire l’accès aux Renseignements personnels recueillis, les personnes suivantes pourraient avoir accès à vos Renseignements personnels :
- Certains fournisseurs de services (par exemple des firmes de programmation) peuvent avoir ponctuellement accès à vos Renseignements personnels afin de fournir le service requis, mais il leur est strictement interdit d’utiliser ces renseignements à d’autres fins. La FAAQ s’assure de signer une entente de service avec chacun de ces fournisseurs afin de s’assurer de la protection des Renseignements personnels qui leur seraient transmis ;
- La FAAQ pourrait être obligée de communiquer vos Renseignements personnels en vertu des lois applicables par exemple, à un conseiller juridique ou à un organisme gouvernemental en autorité d’obtenir de tels renseignements personnels.
Nous ne communiquons jamais vos Renseignements personnels à des tiers, à l’exception des personnes mentionnées au paragraphe ci-dessus, à moins d’avoir obtenu votre consentement.
Nous ne vendons pas notre liste de membres ou de clients à aucun organisme ou compagnie ni ne l’échangeons avec quiconque.
- LIENS VERS LES SITES EXTERNES
Les Services exploités par la FAAQ peuvent contenir des liens vers des sites tiers externes qui ne sont pas couverts par cette politique de confidentialité. Nous utilisons notamment les services d’un site tiers, soit Google Maps, afin de vous fournir une expérience complète lors de votre utilisation de nos Services.
Les renseignements que vous fournissez par l’entremise de ces sites sont soumis à la politique de confidentialité du site externe, s’il en existe une.
Nous ne sommes pas responsables des politiques de confidentialité adoptées par des tiers. Nous suggérons donc que vous étudiiez les politiques de confidentialité affichées sur chacun de ces sites afin de savoir comment les renseignements personnels peuvent y être recueillis, détenus, utilisés ou communiqués.
- COMBIEN DE TEMPS CONSERVONS-NOUS VOS INFORMATIONS ?
Nous ne conserverons vos Renseignements personnels que le temps nécessaire aux fins énoncées dans la présente politique de confidentialité, à moins qu’une période de conservation plus longue ne soit requise ou autorisée par la loi (telle que des exigences fiscales, comptables ou autres).
Une fois les fins accomplies ou suivant le délai requis indiqué au précédent paragraphe, nous supprimerons ou anonymiserons ces informations.
- L’ACCÈS À VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Nous permettons à toute personne concernée par les Renseignements personnels recueillis et détenus par la FAAQ de rectifier tout Renseignement personnel la concernant qui est inexact ou incomplet. Pour toute demande, veuillez communiquer par écrit avec la personne responsable ci-dessous identifiée. Nous répondrons à toute demande d’accès ou de rectification dans les trente (30) jours de la date de réception de la demande. Si la demande est refusée, la personne responsable fournira les motifs du refus à la personne qui a fait la demande.
Vous pouvez suspendre ou retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de Renseignements personnels vous concernant. Toutefois, et selon les circonstances, le fait de retirer votre consentement pourrait nous empêcher de continuer à vous fournir les produits et les services que vous avez demandés ou d’évaluer adéquatement vos demandes et de les traiter.
- COMMENT POUVEZ-VOUS NOUS CONTACTER ?
Si vous avez des questions ou des commentaires au sujet de cette politique, vous pouvez nous envoyer un courriel à info@faaq.org ou par la poste à :
M. Jasmin Robert
Directeur général
Fédération des astronomes amateurs du Québec
7665 boulevard Lacordaire
Montréal (Québec) H1S 2A7
- MISE À JOUR DE LA POLITIQUE
Nous pouvons mettre à jour cette politique de confidentialité de temps à autre. La version mise à jour entrera en vigueur dès qu’elle sera accessible. Nous vous encourageons à consulter fréquemment la présente politique de confidentialité pour être informé de la manière dont nous protégeons vos informations.
Eclipse App – Privacy policy
PRIVACY POLICY
Updated December 8, 2022
This privacy policy of the Fédération des astronomes amateurs du Québec (“FAAQ” or “we”) describes our policies and procedures with respect to the collection, use and disclosure of data and personal information we receive regarding the users (“Users” or “you”) of our Eclipse2024 mobile application or any other application that may be developed by the FAAQ (the “Services”). This privacy policy applies to anyone using the Services.
Scope of the policy
This policy takes into account the requirements of the Act respecting the protection of personal information in the private sector, CQLR c P-39.1, and any other applicable law.
1. WHAT INFORMATION DO WE COLLECT?
Information collected by the Services, displayed by them, or to which they provide access can be divided into the following general categories:
i. Information provided by the user
We collect information that you provide to us directly, such as when you communicate with us. This information may include: all information that is necessary for your access and use of the Services, such as your name, postal address, email address or telephone number as well as any file, contact details, text file, audio file or video file, and image that is generated, entered, captured, uploaded, imported, downloaded or used by you.
ii. Information collected by the FAAQ
When you use our Services, we may request permission to track geolocation information from your mobile device, either continuously or while you are using our mobile applications, in order to provide more accurate location services. If you wish to change our access or our authorizations, you may do so in the settings of your device.
This information is mainly necessary to:
a) Provide, maintain, operate and improve the operation of our Services;
b) Access our Services;
2. HOW DO WE PROCESS YOUR INFORMATION?
We will not use information that allows to identify you (“Personal Information”) without your consent for purposes other than those identified above.
We take reasonable arrangements to protect all Personal Information collected by adopting appropriate security measures.
Security measures
All collected Personal Information is saved in secure locations as well as on controlled servers located to the extent possible in Quebec. However, our service providers may store Personal Information on servers located outside of Canada and be subject to the applicable law in that country. We take reasonable means to ensure that your Personal Information receives adequate protection in accordance with this policy.
We limit access to Personal Information to authorized members of our staff whose duties make such access necessary. Authorized staff are properly trained to ensure the protection of the personal information and the respect of privacy.
We take care of the destruction or anonymization of Personal Information when it is no longer necessary and the purposes for which it was collected have been accomplished, i.e., the Personal Information no longer allows to identify you, either directly or indirectly.
3. WHEN AND WITH WHOM DO WE SHARE YOUR PERSONAL INFORMATION?
In addition to FAAQ staff members whose duties require access to the Personal Information collected, the following persons may have access to your Personal Information:
– Certain service providers (for example, programming firms) may occasionally have access to your Personal Information in order to provide the required service, but they are strictly prohibited from using this information for other purposes. The FAAQ makes sure to sign a service agreement with each of these suppliers in order to ensure the protection of the Personal Information transmitted to them;
– The FAAQ may be obliged to communicate your Personal Information under applicable laws, for example, to a legal advisor or to a government agency authorized to obtain such personal information.
We never communicate your Personal Information to third parties, with the exception of the persons mentioned in the paragraph above, unless we have obtained your consent.
We do not sell our list of members or clients to any organization or company, nor do we trade it with anyone.
4. LINKS TO EXTERNAL SITES
The Services operated by the FAAQ may contain links to external third-party sites that are not covered by this privacy policy. We namely use the services of a third-party site, in particular Google Maps, in order to provide you with a complete experience when using our Services.
Information you provide through these sites is subject to the privacy policy of the external site, if any.
We are not responsible for the privacy policies adopted by third parties. We therefore suggest that you review the privacy policies displayed on each of these sites to learn how personal information may be collected, held, used or communicated.
5. HOW LONG DO WE KEEP YOUR INFORMATION?
We will only retain your Personal Information for as long as necessary for the purposes set out in the present privacy policy, unless a longer retention period is required or permitted by law (such as fiscal, accounting or other requirements).
Once the purposes have been fulfilled or following the required period indicated in the preceding paragraph, we will delete or anonymize this information.
6. ACCESS TO YOUR PERSONAL INFORMATION
We allow anyone concerned by the Personal Information collected and held by the FAAQ to rectify any Personal Information concerning them that is inaccurate or incomplete. For any request, please communicate in writing with the person in charge identified below. We will respond to any request for access or rectification within thirty (30) days of the date of receipt of the request. If the request is refused, the person in charge will provide the reasons for the refusal to the person who made the request.
You may suspend or withdraw your consent to the collection, use and communication of Personal Information concerning yourself. However, and depending on the circumstances, withdrawing your consent may prevent us from continuing to provide you with the products and services you have requested or from adequately assessing your requests and processing them.
7. HOW MAY YOU CONTACT US?
If you have any questions or comments with respect to this policy, you may send us an email at info@faaq.org or contact us by mail at:
Mr. Jasmin Robert
General manager
Fédération des astronomes amateurs du Québec
7665 boulevard Lacordaire
Montréal (Québec) H1S 2A7
8. UPDATE OF THE POLICY
We may update this privacy policy from time to time. The updated version shall be in force as soon as it is accessible. We encourage you to consult frequently the present privacy policy to be informed of how we protect your information.
NOTE: In case of discrepancy between the French and English version of the present document, the French version will prevail.